首先,会议服务公司要根据不同的会议性质,和参会的人数数量,来确定会场布置会已何种形式进行展现,一般会场布置,包括圆桌模式,剧院模式,U型模式,T字型模式。
其次,会议服务公司要对会场的茶水和饮料进行布置,在布置之前,要与参会的机构进行确认,有没有对茶水有什么特殊要求和偏好,然后根据客户要求,准备茶叶,水壶和开水,保证这些供应充足,在开会之前,客人入座之后,要及时为客户倒茶,要定时为客户进行须茶。
再次,公关活动公司或者会议服务负责人,要对场地的音响和器材进行准备,场地负责控制背景音乐的人员,要事先调试好音响设备,准备好要播放的音乐素材,也是需要提前跟客户商议好,了解会议内容和流程,准备好合适的播放音乐素材。
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